Quel plan d’action pour déménager une bibliothèque scientifique spécialisée?
Déménager une bibliothèque spécialisée, notamment de sciences, est une tâche complexe qui nécessite un plan d’action bien élaboré. C’est un projet qui engage plusieurs acteurs et nécessite un suivi rigoureux. C’est l’occasion de prendre en compte les réalités des collections, des services aux publics et des évolutions du numérique. Alors, comment faut-il procéder?
Le diagnostic préliminaire
Chaque déménagement est unique et doit être précédé d’une phase de diagnostic. François, spécialiste en sciences de l’information à l’ENSSIB, nous explique : "Le diagnostic doit permettre de comprendre les enjeux et les contraintes liés au déménagement. Il faut évaluer l’état des collections, les conditions de conservation, le fonctionnement des services et les attentes des publics".
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La bibliothèque de Villeurbanne, par exemple, avait organisé une série de rencontres avec les usagers pour recueillir leurs besoins avant son déménagement. Cette phase de diagnostic est cruciale pour établir un projet de déménagement adapté aux réalités de la bibliothèque et de son environnement.
La préparation du déménagement
Après le diagnostic, la préparation du déménagement est la seconde étape cruciale. Il s’agit de concevoir le projet de la nouvelle bibliothèque (aménagement, organisation des collections, services…), de planifier le déménagement et de prévoir les moyens nécessaires (humains, financiers, matériels…).
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Christophe, responsable des Presses Universitaires de Lyon, souligne l’importance de la communication durant cette phase : "Il faut informer régulièrement les usagers et les partenaires de l’avancement du projet et des changements à venir. C’est un gage de transparence et de réussite du déménagement".
L’opération de déménagement
Le jour J, l’opération de déménagement doit être menée avec rigueur et efficacité. L’ensemble des documents et des livres doit être transporté dans de bonnes conditions pour éviter tout risque de dégradation. Il est également essentiel de prendre en compte les contraintes liées à la conservation des documents.
Pour cela, il peut être judicieux de faire appel à des professionnels spécialisés dans le déménagement de bibliothèques. Leur expertise permet d’assurer un déménagement en toute sécurité et dans le respect des normes en vigueur.
La mise en place dans la nouvelle bibliothèque
Une fois le déménagement réalisé, la mise en place dans la nouvelle bibliothèque est une phase délicate. Il s’agit de réinstaller les collections, de remettre en place les services et de préparer l’accueil des publics.
Cette phase nécessite également une communication efficace pour informer les usagers de la réouverture de la bibliothèque et de ses nouvelles modalités de fonctionnement. Il faut également anticiper les possibles difficultés et mettre en place des solutions pour y répondre.
Le rôle des plateformes numériques dans le déménagement
L’évolution du numérique a modifié en profondeur les pratiques des bibliothèques. À l’heure du DOI et d’OpenEdition, la dématérialisation des livres et des documents offre de nouvelles perspectives pour le déménagement des bibliothèques.
Ces plateformes numériques permettent de continuer à proposer des services aux publics pendant le déménagement. Elles offrent également la possibilité de repenser l’organisation des collections et des espaces dans la nouvelle bibliothèque.
En résumé, le déménagement d’une bibliothèque est un projet d’envergure qui nécessite une préparation minutieuse et une gestion rigoureuse. Il est l’occasion de repenser l’organisation et les services de la bibliothèque, en prenant en compte les évolutions numériques et les attentes des publics.
Le rôle des partenaires dans le déménagement de la bibliothèque
Une autre dimension essentielle dans le déménagement d’une bibliothèque est la collaboration avec les partenaires. Ceux-ci comprennent non seulement le personnel de la bibliothèque, mais aussi les fournisseurs de services, les partenaires institutionnels comme l’ENSSIB et Presses Universitaires de Lyon, mais aussi les usagers eux-mêmes.
Élisabeth Prost, experte en sciences de l’information, souligne l’importance de cette collaboration : "Dans un déménagement de bibliothèque, tout le monde a un rôle à jouer. Le personnel de la bibliothèque est en première ligne, mais les fournisseurs, les partenaires institutionnels et même les usagers peuvent contribuer à la réussite du projet".
En effet, les fournisseurs peuvent assurer l’approvisionnement en matériaux et équipements nécessaires pour le déménagement et l’aménagement de la nouvelle bibliothèque. Les partenaires institutionnels peuvent fournir des conseils techniques, une expertise dans la gestion des collections ou encore une aide financière. Quant aux usagers, leur implication peut prendre plusieurs formes : participation à des enquêtes, retours d’expérience, suggestions d’amélioration…
De plus, dans le contexte actuel de développement du numérique, les partenaires du numérique comme OpenEdition jouent un rôle central. Grâce à leurs plateformes numériques, ils contribuent à la continuité des services pendant le déménagement, mais aussi à la réorganisation des collections et à la redéfinition des services dans la nouvelle bibliothèque.
L’importance du suivi post-déménagement
Une fois le déménagement réalisé et la nouvelle bibliothèque opérationnelle, il est crucial de mettre en place un suivi post-déménagement. Cette phase est souvent négligée, mais elle est pourtant essentielle pour garantir la réussite à long terme du déménagement.
Ce suivi peut prendre plusieurs formes : évaluation de la satisfaction des usagers, contrôles réguliers des conditions de conservation des collections, suivi de l’utilisation des nouveaux services et des ressources numériques…
Le suivi post-déménagement est aussi l’occasion de corriger les éventuels problèmes rencontrés pendant le déménagement. Comme l’explique François de l’ENSSIB : "Le suivi post-déménagement permet de tirer les leçons de l’expérience et de mettre en place des correctifs si nécessaire. C’est aussi l’occasion de continuer à améliorer les services et à innover".
Par exemple, grâce au suivi post-déménagement, la bibliothèque de Villeurbanne a pu ajuster son plan de classement, améliorer son service de prêt et enrichir son offre numérique sur OpenEdition Books.
Conclusion
Le déménagement d’une bibliothèque scientifique spécialisée est une opération complexe qui demande une préparation rigoureuse et une coordination efficace entre tous les acteurs impliqués. Les enjeux sont multiples : maintenir la qualité des services pendant le déménagement, assurer la conservation des collections, répondre aux attentes des usagers, tirer parti des opportunités offertes par le numérique…
Mais au-delà de ces défis, le déménagement est aussi l’occasion de repenser la bibliothèque, ses services et son organisation, pour mieux répondre aux besoins de ses usagers et aux évolutions de la recherche et de l’enseignement. C’est un projet qui nécessite certes du temps et des ressources, mais qui peut être source de dynamisme et d’innovation pour la bibliothèque.